De werkdefinitie van de Codex
Verandermanagement is het doelgericht vormgeven van de omstandigheden waarin mensen en organisaties naar andere werkwijzen bewegen, die gebruiken en verankeren, en beoordelen of die verandering waardevolle resultaten oplevert.
Dit is een redactionele werkdefinitie van Workplace Codex, een eigen synthese. Ze komt niet uit één wetenschappelijke bron. Hieronder onderbouwen bronnen alleen specifieke begrippen.
Het woord 'omstandigheden' is bewust gekozen. Mensen veranderen hun werk zelden omdat iemand het vraagt. Ze doen het als het nieuwe werk zinvol, haalbaar en ondersteund is. Verandermanagement richt zich daarom minder op overtuigen en meer op het vormgeven van wat het nieuwe werk mogelijk maakt.
Waar het werk uit bestaat
In de praktijk gaat het om acht samenhangende onderwerpen. Ze komen niet in een vaste volgorde aan bod.
- Aanleiding en legitimiteit
- Waarom veranderen, waarom nu, en wie het mandaat heeft om te besluiten.
- Gewenste resultaten
- Wat er daarna beter moet zijn, voor wie, en hoe je dat zou merken.
- Feitelijk werk en lokale context
- Hoe het werk nu echt gebeurt, en dat verschilt per team en locatie.
- Belangen, macht en beslisruimte
- Wie wint of verliest, wie beslist, en welke keuzes nog open liggen.
- Gedrag en benodigde omstandigheden
- Wat mensen anders moeten doen en wat dat mogelijk maakt.
- Participatie en ondersteuning
- Echte invloed op open keuzes, en hulp terwijl mensen leren.
- Invoering en leren
- Starten, waarnemen, bijstellen, en bereid zijn de koers te wijzigen.
- Operationeel eigenaarschap
- Wie de nieuwe werkwijze gaande houdt als het project stopt.
Verwante vakgebieden
Verandermanagement werkt samen met andere vakgebieden. De grenzen zijn niet scherp: een goede projectmanager besteedt ook aandacht aan gedrag, en communicatie draagt bij aan leren.
| Vakgebied | Richt zich vooral op |
|---|---|
| Projectmanagement | Het organiseren van de oplevering: scope, planning, budget, risico's. |
| Communicatie | Informatie en dialoog: wie weet wat, en wie kan reageren. |
| Leren | Kennis en vaardigheden die mensen voor het nieuwe werk nodig hebben. |
| Organisatieontwikkeling | De ontwikkeling van organisaties en hun functioneren over tijd. |
| Change Management | Verbindt deze bijdragen rond gewijzigde werkwijzen. |
Vier verschillende vragen
- Begrijpen mensen de verandering?
- Willen zij bijdragen?
- Kunnen zij het werk uitvoeren?
- Levert het resultaat op?
Een training, positief sentiment of een go-live beantwoordt niet automatisch alle vier. Na een training begrijpen mensen het misschien, maar ontbreekt de tijd om het toe te passen. Onderzoek naar veranderbereidheid maakt een vergelijkbaar onderscheid tussen gedeelde bereidheid en vertrouwen in het gezamenlijke uitvoeringsvermogen [S02, Weiner (2009)].
Uitkomsten, gedrag en omstandigheden
Deze drie beïnvloeden elkaar. Gewenste uitkomsten vragen bepaald gedrag. Gedrag hangt af van omstandigheden. Het COM-B-model ordent die omstandigheden naar capaciteit, gelegenheid en motivatie [S01, Michie, van Stralen & West (2011)]. En wat mensen in de praktijk doen, laat zien of de uitkomst haalbaar was.
Een organisatie voert een nieuw proces in waarbij leidinggevenden verlofaanvragen binnen twee werkdagen digitaal beoordelen. Na de training kennen ze het systeem (begrijpen). Veel van hen vinden het zinvol (willen). Toch blijven aanvragen liggen: leidinggevenden met grote teams hebben er geen tijd voor en het systeem werkt slecht op de telefoon (kunnen). Het resultaat, snellere duidelijkheid voor medewerkers, blijft uit. Meer uitleg helpt hier niet. Het proces vereenvoudigen of de beoordeling anders beleggen wel.
Wanneer niet meer overtuigen
Als mensen de verandering begrijpen maar het werk niet kunnen doen, is vereenvoudigen of herontwerpen beter dan nog een campagne. Als blijkt dat de verandering het beoogde resultaat niet oplevert, of dat de kosten voor de betrokkenen groter zijn dan de opbrengst, kan stoppen de beste beslissing zijn. Weerstand is dan mogelijke informatie over het ontwerp, belangen of omstandigheden.
Onderzoek en eigen synthese
Bronnen S01 en S02 onderbouwen alleen de genoemde begrippen. De definitie, de acht onderwerpen, de vergelijking en het voorbeeld zijn eigen praktische synthese van Workplaced, geen gevalideerd model.